Modifier, renouveler, remplacer

Les actions sur un document existant se prennent depuis le menu ⋮ de la ligne du document, sur la fiche du collaborateur ou dans la liste des tâches. Elles sont réservées aux administrateurs RH.

Modifier

Modifier ouvre le même écran que l'ajout, pré-rempli avec le document : le titre devient Modifier un document et le bouton Enregistrer les modifications. Le type ne peut pas être changé.

Utilisez la modification pour corriger une erreur (mauvaise date, mauvais type de formation, champ oublié). Les pièces jointes se gèrent dans le panneau de droite : ajoutez ou retirez des fichiers, les changements sont appliqués à l'enregistrement.

Renouveler (déposer un nouveau document)

Quand un document arrive à échéance, Confirmer la formation réalisée (ou Confirmer la visite médicale réalisée pour le médical) ouvre l'écran d'ajout avec le type et la formation déjà fixés : vous ne saisissez que la nouvelle date et le nouveau fichier.

Le document précédent est archivé automatiquement et remplacé par le nouveau dans le suivi. C'est la marche à suivre normale depuis la liste des tâches.

Formation dont le catalogue n'est plus accessible

Si la formation provient d'un catalogue qui n'est plus rattaché au compte, elle reste consultable mais ne peut pas être modifiée. Un message l'indique dans le menu.

Remplacer le fichier

Le lien Modifier le fichier (ou Ajouter un fichier s'il n'y en a pas encore) permet de changer uniquement la pièce jointe d'un document, sans toucher à ses dates ni à ses données. Pratique lorsqu'un document a été créé en attendant le scan définitif.