Cas particuliers¶
Collaborateur sans adresse e-mail¶
Tous les collaborateurs n'ont pas d'adresse professionnelle. Deux cas se présentent.
Le collaborateur n'a pas à contresigner¶
Aucune difficulté : seul le manager signe, et lui seul a besoin d'une adresse e-mail. Laissez Faire signer les collaborateurs décoché.
Le collaborateur doit contresigner¶
Sans adresse e-mail, il ne peut pas recevoir de lien de signature : il contresigne alors en présentiel, sur le téléphone de son manager, avec l'application mobile Bunqr. Le manager ouvre l'autorisation dans l'application et lui tend son téléphone.
S'il doit signer à distance, renseignez son adresse dans sa fiche : il recevra alors son invitation à signer par e-mail.
Création en lot¶
Lorsque vous créez plusieurs autorisations d'un coup, Bunqr regroupe les notifications : chaque manager signataire reçoit un seul e-mail récapitulant toutes les autorisations qui l'attendent, et non un e-mail par autorisation.
L'e-mail n'est pas instantané
Bunqr attend quelques instants après la création avant d'envoyer, le temps de regrouper l'ensemble du lot. Si vous ne recevez rien dans la seconde qui suit, c'est normal : patientez une minute avant de vous inquiéter.
Le manager peut ensuite signer toutes ses autorisations d'affilée depuis le même écran, sans revenir à la liste entre chaque.
Relances automatiques¶
Les signataires qui n'ont pas encore signé sont relancés automatiquement par e-mail. L'objet du message est alors préfixé de « Rappel : ».
Par défaut, une relance est envoyée toutes les 24 heures, dans la limite de 3 relances. Ces valeurs peuvent être ajustées par votre administrateur.
Les relances s'arrêtent dès que la personne a signé. Inutile de relancer manuellement en parallèle : vous risqueriez surtout de créer de la confusion.
Qui peut signer à la place de qui ?¶
C'est la règle la plus souvent mal comprise, et elle est volontairement asymétrique.
Chaque signataire signe lui-même, depuis son propre accès. La signature engage la personne qui la pose : elle ne peut donc pas être apposée par quelqu'un d'autre.
Concrètement :
- le manager signe depuis Bunqr, avec son compte ;
- le collaborateur signe depuis le lien reçu par e-mail, sans compte.
Il n'est pas possible de signer la part d'un autre manager, ni de signer à la place du collaborateur depuis votre écran. Si vous obtenez un refus en ce sens, ce n'est pas un dysfonctionnement.
Le manager désigné n'est pas disponible
Il n'est pas possible de « transférer » la signature d'une autorisation déjà créée. Créez une nouvelle autorisation en désignant un autre Manager signataire.
Autorisation déjà signée¶
Le message Ce document est déjà signé signifie que quelqu'un a signé entre-temps — par exemple depuis un autre appareil, ou parce que la page était restée ouverte. Il n'y a rien à faire : rafraîchissez la page pour voir l'état à jour.