Politique de confidentialité¶
À propos de ce document
Cette page reprend l'intégralité de la Politique de confidentialité de la plateforme (éditée et hébergée par la société KYDOC). Applicable au 16/06/2023.
La Plateforme KYDOC (ci-après la « Plateforme ») accessible via le site internet https://kydoc.fr/ (ci-après le « Site ») éditée et hébergée par la société KYDOC (dénommée ci-après « KYDOC ») permet aux personnes morales (ci-après dénommées « Organisation »), d'éditer et de maintenir à jour les délégations de pouvoirs de tout ordre, afin d'assurer un système pleinement efficient.
La Plateforme permet aussi aux Utilisateurs de pouvoir consulter et gérer les pouvoirs qui leur ont été délégués et ainsi de vérifier leur capacité (ci-après le « Service »).
Dans le cadre de l'utilisation de cette Plateforme, le personnel des Organisations est amené à transmettre des données à caractère personnel le concernant (ci-après les « Utilisateurs »).
Nous accordons la plus grande importance à la confidentialité de vos informations et de vos données à caractère personnel. Cette politique de confidentialité a été fondée dans le respect des lois, règlements et normes en vigueur et explique quelles sont les données à caractère personnel traitées par la Plateforme, comment sont-elles traitées, par qui et à quelles fins.
La présente Politique de Confidentialité a donc vocation à s'appliquer à toute personne ayant recours au Service. KYDOC porte un intérêt particulier à la protection des données à caractère personnel de ses Utilisateurs en s'engageant à respecter le règlement no 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD », ou encore « GDPR », de l'anglais General Data Protection Regulation) ainsi que la loi n°78-17 dite loi informatique et libertés.
Ce document décrit :
- Qui sommes-nous ?
- Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?
- Comment nous collectons vos données à caractère personnel ?
- Comment vos données à caractère personnel sont protégées ?
- Ce que nous faisons des données à caractère personnel que nous collectons ?
- Le fondement juridique sur lequel s'appuie le traitement de vos données à caractère personnel
- Quand et comment nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers ?
- Les durées de conservation de vos données à caractère personnel
- Le transfert des données à caractère personnel à l'étranger
- Les mesures mises en œuvre pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel
- La mise en œuvre des droits des Utilisateurs
- L'évolution de la Politique de protection de vos données à caractère personnel
- Comment nous contacter ?
- Notre procédure de réclamation
1. Qui sommes-nous ?¶
La société KYDOC propose aux entreprises de la construction, du facility management, de l'immobilier, de l'énergie et d'autres industries des solutions innovantes pour simplifier leur charge administrative et améliorer leur efficacité dans la gestion des capacités de leurs salariés.
La société KYDOC est une société par actions simplifiée au capital social de 2 450 euros, immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 952 057 438 dont le siège social est situé au 40, rue des Geltines, 69390 Millery.
Rôles en tant que responsable de traitement/sous-traitant des données
- KYDOC agissant en tant que responsable de traitement : KYDOC est amené à agir en tant que responsable de traitement pour les traitements de données à caractère personnel décrit ci-après dans la présente politique de confidentialité. Cela signifie que, dans ces circonstances, KYDOC détermine pour quelles raisons ces données sont collectées, comment elles sont collectées, comment ces données seront utilisées et protégées.
- KYDOC agissant en tant que sous-traitant : D'une manière générale, nous sommes sous-traitant des données au regard des activités de traitement que nous réalisons dans le cadre de la prestation de service que nous délivrons à nos Clients ; ces derniers étant responsables de traitement au regard des données et documents qu'ils déposent sur la plateforme. Dans ce cadre-là, la présente politique de confidentialité ne s'applique pas et nous vous invitons à vous rapprocher du Client de la Plateforme pour toute question en lien avec le traitement de vos données.
2. Quelles sont les données que nous recueillons, sur quelle base légale et pour quelles finalités¶
Lors de sa navigation sur la Plateforme, et de l'utilisation des différents Services, KYDOC traite les données à caractère personnel de l'Utilisateur dans des conditions différentes selon la nature de son utilisation, dont le détail est exposé dans le tableau ci-dessous. L'Utilisateur / visiteur du site doit s'engager à fournir des Données Personnelles d'identification actualisées et valides, dans le cadre des informations requises sur la Plateforme, et garantit ne faire aucune fausse déclaration et ne fournir aucune information erronée.
| Personnes concernées | Catégories de données personnelles collectées | Finalités du traitement | Bases légales du traitement | Durées de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Clients et prospects de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées. | Actions de communication y compris prospection commerciale (envoi de newsletter, invitation à des événements, formations…). | Intérêt légitime (rapport B to B). | 3 ans à compter du dernier contact avec le client / prospect. |
| Prospects de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées, contenu de la demande. | Recevoir et traiter les demandes. | Intérêt légitime de KYDOC. | Jusqu'à traitement complet et définitif de la demande (si elle nécessite notamment une réponse d'KYDOC, voire des échanges complémentaires). Les demandes sont ensuite archivées pour 5 années supplémentaires. |
| Clients de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées, historique des échanges avec le client. | Gestion de la relation commerciale : gestion de la relation Client, proposition de nouveaux Services, assistance technique, réception et traitement des demandes. | Intérêt légitime de KYDOC. | 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. |
| Clients de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées, signature, factures, échanges avec le client. | Gestion administrative y compris la gestion des contrats, la facturation et les règlements. | Exécution du contrat (si le client est une personne physique), intérêt légitime. | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable dans le cas des paiements. |
| Clients de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées, réponses aux enquêtes, questionnaires formulés via téléphone, email, ou tout autres moyens. | Etudes de satisfaction, enquêtes en lien avec la Plateforme KYDOC. | L'intérêt légitime de KYDOC. | 3 ans à compter de la réception des réponses. |
| Clients et prospects de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées, contenu des échanges. | La gestion des demandes liées au RGPD ou droits informatiques et libertés. | Intérêt légitime de KYDOC. | 6 ans à compter de la clôture du dossier. |
| Utilisateurs de la plateforme KYDOC | Nom, prénom, email, date de la dernière activité, rôle (créateur de délégation, signataire…), entreprise de rattachement. | Sécurité de site / audit trail. | Intérêt légitime de KYDOC. | 12 mois à compter de la dernière connexion. |
| Clients de KYDOC | Nom, prénom, coordonnées professionnelles, données nécessaires pour gérer les précontentieux / contentieux. | Gestion des précontentieux, contentieux. | Intérêt légitime de KYDOC. | 10 ans à compter de la clôture du précontentieux / contentieux. |
Pour toutes autres Données Personnelles collectées par tout autre moyen, le formulaire de collecte de ces données décrira les règles applicables dans l'hypothèse où elles seraient différentes des règles figurant dans la Politique de Confidentialité.
3. Comment les collectons-nous ?¶
Nous recueillons ces données à partir de votre inscription sur la Plateforme et/ou lors d'un échange par téléphone et/ou par mail. Les données sont également renseignées par les Utilisateurs du Service directement sur la Plateforme.
4. Comment vos données à caractère personnel sont protégées¶
Sécurité de vos données à caractère personnel
KYDOC prévoit des garanties de protection qui consistent en la mise en place de mesure de sécurité techniques et organisationnelles afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, le vol, l'utilisation et l'accès non autorisé, la modification et la destruction.
Ces mesures font l'objet d'une mise à jour et de tests réguliers suivant l'état de l'art des bonnes pratiques en matière de protection de vos données à caractère personnel.
5. Quand et comment nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers¶
Partage des données à caractère personnel entre Utilisateurs :
Les données à caractère personnel de l'Utilisateur peuvent être partagées auprès d'autres Utilisateurs exclusivement pour les besoins du Service.
Elles s'engagent à mettre à disposition de KYDOC et de tout Utilisateur, leur politique de confidentialité en la matière et à tout mettre en œuvre pour traiter les données à caractère personnel transmises dans le respect des présentes conditions.
Par ailleurs, lorsque l'Utilisateur accepte de transmettre ses données à un autre Utilisateur via la Plateforme, ses données de contact sont transmises à l'autre Utilisateur concerné, ayant la qualité de responsable de traitement : dans ce contexte, KYDOC peut intervenir en qualité de sous-traitant des entreprises Utilisatrices dites clientes de KYDOC, dès lors que KYDOC conserve ces données pour le compte de ses Clients et selon ses instructions.
Partage des données à caractère personnel des Utilisateurs avec les sous-traitants KYDOC et sociétés tierces :
Les données à caractère personnel de l'Utilisateur peuvent être partagées avec les sous-traitants KYDOC et les sociétés tierces, dans les cas suivants :
- Lorsque KYDOC a recours aux services de prestataires pour notamment fournir l'assistance, les prestations de paiement, la gestion administrative, l'hébergement ou encore la réalisation d'enquête. Ces prestataires disposent d'un accès limité aux données, dans le cadre de l'exécution de ces prestations et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière de protection de vos données à caractère personnel. Mais également, lorsque la société KYDOC a conclu un partenariat avec une société tierce dans le but de promouvoir l'interopérabilité entre solutions connexes.
- Si la loi l'exige, KYDOC peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre la Plateforme et se conformer aux procédures administratives et judiciaires,
- Si KYDOC est impliqué dans une opération de fusion, acquisition, cession d'actifs ou procédure de redressement judiciaire, il pourra être amené à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris des données à caractère personnel. Dans ce cas, les Utilisateurs seraient informés, avant que les données à caractère personnel ne soient transférées à une tierce partie.
6. Durée de conservation¶
Les données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités mentionnées ci-dessus ou pour permettre à KYDOC de répondre à ses obligations légales, comme détaillé à l'article 2.
7. Transfert des données à caractère personnel à l'étranger¶
Vos données personnelles peuvent être traitées dans l'Union européenne mais peuvent également être transférées vers des pays situés en dehors de l'Union européenne (Etats-Unis notamment). Nous transférons vos données vers des pays disposant d'un niveau de protection adéquate à celui prévu au sein de l'Union européenne.
Lorsque nous transférons vos données vers des pays n'offrant pas un niveau de protection équivalent à celui mis en œuvre au sein de l'Union européenne, nous mettons en place des garanties techniques et légales appropriées afin de protéger vos données contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.
8. La mise en œuvre des droits des Utilisateurs¶
Dans les conditions et limites de la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : vous avez la possibilité de nous demander d'accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous.
- Droit de rectification : vous pouvez nous demander de corriger des données qui seraient inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : vous avez la possibilité sous certaines conditions d'obtenir l'effacement des données personnelles que nous détenons sur vous. Nous avons cependant la possibilité de ne pas répondre favorablement à votre demande notamment dans le cas où nous aurions besoin de vos données personnelles pour répondre à une obligation légale.
- Droit à la limitation du traitement notamment dans le cas où vous contesteriez l'exactitude des données personnelles que nous détenons sur vous.
- Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière et sous certaines conditions, à un traitement de données vous concernant.
- Droit à la portabilité : vous pouvez recevoir les données personnelles que nous détenons sur vous dans un format lisible pour pouvoir les stocker ou les transmettre.
- Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
- Droit de retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et sans justification.
A cette fin, vous pouvez nous contacter aux coordonnées prévues ci-dessous à l'article 10.
Certains droits s'exerçant sous conditions et en fonction de la base légale du traitement de vos données, nous sommes susceptibles de ne pas répondre favorablement à demande. Dans un tel cas, nous vous exposerons les raisons de notre refus.
Pour obtenir plus d'informations sur vos droits et les conditions pour les exercer, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL (Commission Nationales de l'Informatique et des Libertés) à l'adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles
9. L'évolution de la Politique de protection des données à caractère personnel¶
KYDOC se réserve le droit d'apporter toute modification à la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Si une modification est apportée à la présente Politique de Confidentialité, KYDOC s'engage à publier la nouvelle version sur son Site.
Toute modification importante sera signalée aux Utilisateurs par mail ou par un bandeau d'information affiché sur la Plateforme, pour notamment donner aux Utilisateurs l'opportunité d'examiner les modifications avant qu'elles ne prennent effet.
Si l'Utilisateur souhaite s'opposer à l'une quelconque de ces modifications, il le pourra en mettant fin à son accès à la Plateforme, en contactant le service client. Si l'Utilisateur a utilisé le Service après la publication ou l'envoi d'un avis concernant les modifications apportées aux présentes conditions, cela signifie que les conditions mises à jour sont acceptées.
10. Comment nous contacter pour obtenir une aide relative à vos données à caractère personnel¶
Pour toute question en lien avec le traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez de la possibilité de nous contacter aux coordonnées suivantes :
- contact@kydoc.fr
- +33 6 01 06 02 72
11. Réclamations¶
Si vous souhaitez faire une réclamation, nous vous invitons à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies ci-dessus. Toutes les réclamations seront traitées de manière confidentielle. Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ou de toute plainte que vous nous avez adressée à ce sujet, vous avez le droit d'adresser votre plainte à la CNIL qui est l'autorité de contrôle compétente et qui peut être contactée en utilisant le lien suivant.